L’apparition des nouvelles technologies dans le monde du travail a permis aux entreprises d’augmenter leur productivité et la qualité, mais elle s’accompagne pour elles d’effets moins réjouissants.
Une utilisation indue ou excessive d’Internet et du courrier électronique pendant les heures de travail peut non seulement coûter cher; mais aussi :
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paralyser les transmissions de données,
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surcharger la capacité de stockage,
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conduire à un blocage de stations de travail,
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la visite de sites Web illégaux peut entacher la réputation de l’entreprise et entraîner des conséquences juridiques.
Les mesures prises par l’employeur pour prévenir ce genre d’abus ne sont souvent pas moins contestables. Le recours aux programmes espions (espiogiciels) et l’analyse nominative permanente des fichiers journaux sont des intrusions interdites dans la personnalité de l’employé.
Les entreprises doivent donc se concentrer sur des efforts de prévention technique. Plutôt que surveiller ses employés, la direction mettra en oeuvre des mesures d’ordre technique permettant de contenir les abus et de protéger l’entreprise.
Les conditions préalable pour être autorisé à analyser nominativement les fichiers journaux doivent être respectées. Une telle analyse n'est possible que si les mesures prises s’avèrent inefficaces et le personne en soit informé au préalable et dans le cadre du règlement de surveillance.
En l’absence d’abus et d’information préalable, la direction ne pourra analyser les fichiers journaux du surf et du courrier électronique que sous forme anonyme ou pseudonyme. Elle devra encore se poser la question de savoir lesquels de ses employés doivent avoir accès à Internet et dans quelles limites. Le cas échéant, elle ne leur mettra à disposition que le courrier électronique.
L'entreprise ne doit pas perdre de vue que l’accès de l’entreprise à Internet et au courrier électronique la rend vulnérable aux attaques de l’extérieur.
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